Edwin Ederle
Freitag, der 24. Oktober 2008

Große IT-Lösungen für kleine Probleme – passt das?

Oft erlebe ich, dass Mitarbeiter in Großunternehmen ein relativ banal klingendes Daten-Problem haben, für das sie eine Lösung suchen – aber wenig Hilfe bei der IT finden.

Ein Beispiel: Ein sehr großer internationaler Konsumgüterhersteller kauft Verpackungsmateralien zentral für ganz Europa und für 2 Jahre ein (um gute Einkaufskonditionen zu erhalten). Es müssen ca. 50.000 Materalien (Folien unterschiedlicher Stärke, unterschiedlicher Größe mit unterschiedlichen Aufdrucken) bestellt werden. Dazu bittet man weltweit ca. 200 Anbieter um Preisangebote und trifft dann eine Auswahl und eine Kaufentscheidung. Klingt ganz einfach? Nun hat die Einkaufabteilung so wenig Datenbank-Spezialisten und hat nur eine Idee: 200 Excel-Dateien verschicken und die Rückläufe manuell zu analysieren. Da Excel nur 65000 Zeilen zulässt, war die Analyse vor 2 Jahren ein 3-wöchiger Prozeß für ein Team von 8 Leuten (die primär Daten per copy/paste in neue Spreadsheets kopiert haben).

Das muß doch besser gehen? Die eigene IT schlägt ein Einkaufsportal vor: Webbasiert mit einer Oracle-Datenbank. Sicher eine hochprofessionelle Lösung, aber viel zu teuer für eine Einmalaktion (und niemand will sich heute darauf festlegen, wie die nächste Einkaufsrunde in 2 Jahren durchgeführt wird) und unmöglich in kurzer Zeit umsetzbar. Office-Produkte (Excel und Access) werden von der IT nicht unterstützt und als unprofessionell abgetan – dabei könnte man durch Progarmmierung einer Einleseroutine für die Excel-Files und Erstellung einiger Access-Analysen (in Verbindung mit eine MIni-Schulung in Access) enormen Nutzen stiften.

Warum verpasst die “IT” solche Chancen? Ich glaube, es gibt 2 Klassen von “IT-Aufgaben” in Unternehmen. Eine ist das Erstellen, Warten und Betreiben von unternehmenskritischen EDV-Anwendungen (SAP, Flugbuchungssysteme für Airlines, Steuerungsprogramme für Produktionsroboter, …) die praktisch immer verfügbar sein müssen. Für diese Programme sind detaillierte Konzeption, Dokumentation, Grob- und Feinplanung, ausführliche Testphasen, … unerlässlich.

Gleichzeitig gibt es eine Vielzahl von Anwenderproblemen, die Ad-Hoc gelöst werden müssen und nur wenig mehr IT-Know-How benötigen, als der Benutzer hat (Man denke an ein kleines Excel-Makro, das automatisch Daten aus zwei verschiedenen Quellen abgleicht) aber enormes Potential hat (ein halber Tag Programmierung spart jede Woche 8 Stunden manueller Arbeit). Wenn nicht zufällig jemand in der jeweilgen Abteilung “IT-affin” genug ist und sich selbst Wissen angeeignet hat (was aber mangels Ausbildung und Erfahrung oft nur zu einer besseren aber nicht guten Lösung führt), gibt es keinen Ansprechpartner in Unternehmen.

Vielleicht ist es gewollt, dass “die IT” das zu ihren Aufgaben zählt – da das aber nicht klar kommuniziert ist (Was ist Aufgabe der “IT”?), erwarten die Benutzer Unterstützung für Ihre Probleme – und werden frustriert. Vielleicht fehlt in einem Unternehmen einfach nur eine 2.Abteilung “User-Problem solving”, die – unabhängig von IT-Strategie – die drängenden Nöte der Benutzer aufgreift und pragamatisch adressiert?

E2E

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6 Kommentare zu “Große IT-Lösungen für kleine Probleme – passt das?”

  1. Andreas (Freitag, der 24. Oktober 2008)

    Hallo Edwin,

    ich habe deinen Beitrag mit großer Interesse und Aufmerksamkeit mehrmals durchgelesen, da mich diese Fragen ebenfalls mehr oder weniger beschäftigten. Ich bin allerdings nicht der Meinung dass in Unternehmen die 2.te Abteilung “User Problem Solving” fehlt. Für mich stellt sich jeher die Frage, warum die Mitarbeiter des Unternehmens nicht das nötige IT Know How besitzen o. mitbringen um solche anfallenden Problemchen selbst zu lösen. Warum ist ein Ansprechpartner überhaupt notwendig? Denn meines Wissens nach gibt es viele Lernangebote, die der Benutzer in Anspruch nehmen könnte. Verantwortungsbewusst lernen und loyal das Wissen einsetzen. Die Arbeitgeber sollten vielleicht ihre Mitarbeiter bei der Weiterbildung auch mal unterstützen. Dann müsste man auch nicht über überdimensionierte IT Projekte oder Bildung neuer Abteilungen nachdenken.

    Gruss
    Andreas

  2. Andreas (Freitag, der 24. Oktober 2008)

    Hab gerade in das Blog Team reingeschaut. Wollte mich noch für das “Du’zen” entschuldigen, Dr. Edwin Ederle.

  3. Edwin (Sonntag, der 2. November 2008)

    Hallo,
    das Du’zen geht absolut in Ordnung – die inhaltliche Diskussion ist viel interessanter – und so möchte ich doch gerne wiedersprechen. (Aber bin gerne an weiterer Diskussion interessiert, denn nur so entstehen neue Erkenntnisse). Ich denke nicht, dass jeder Mitarbeiter sich vertieftes IT-Know-How aneignen sollte. Eine Datenbank zu designen und eine Einlese-Routine für Excel-Sheets zu programmieren lernt man nicht in 1-2 Tagen – und die Leute in meinem Beispiel sind Einkäufer – Betriebswirte mit Produkt- und Produktions-Know-How, die Einkaufsentscheidungen über Millionen von Euro fällen. Natürlich sind sie klug genug, IT lernen zu können, nur wäre dieser Lernprozeß m.E. nicht die beste Nutzung Ihrer Zeit.

    weitere Kommentare und Widerspruch ist höchst willkommen ;-)

  4. Andreas (Montag, der 3. November 2008)

    Hallo Edwin,

    es ist mir durchaus bewusst, dass es in vielen Fällen nicht an der Klugheit der Mitarbeiter, sondern jeher am Zeitmangel, Finanzen oder Möglichkeiten scheitert, IT KnowHow tief genug zu erwerben, um o.g. Aufgaben selbst lösen zu können.

    Ich halte es aber für durchaus notwendig, dass “nicht IT bewandte” Mitarbeiter für Bildung in der IT gezielt und extra abgestellt werden. Sich Zeit nehmen! Unabhängig vom Einsatzbereich und Entscheidunggewicht, denn in vielen Fällen fließt IT in die Arbeitsprozesse tiefst mit ein. Siehe dein Blogbeitrag :-) Ich glaube das die Zeit der Bildung Nichts gegenüber der Zeit ist, in der man versucht automatisierbare Prozesse zur Fuß zu erledigen. Die Beste ist es sicherlich nicht – aber der
    Zeitersparniss durch Automatisierung wird sich sicherlich bezahlt machen.

    Natürlich ist ab einer bestimmten Komplexität der IT-Anwendung von den Managern nicht zu erwarten, dass man sich auch noch damit auseinander setzt. Ich finde aber nicht, dass Zitat: “ein kleines Excel-Makro, das automatisch Daten aus zwei verschiedenen Quellen abgleicht” zu einer unzumutbaren Komplexität gehört.

    Die Frage ist doch – Wo liegen zumutbare Grenzen der Komplexität für den Manager? Sicherlich nicht im Entscheidungsgewicht der Betriebswirte, Einkäufer etc. (..über Millionen von Euro fällen). Gerade weil man wichtige Entscheidungen zu treffen hat, muss man auch soviel KnowHow besitzen um die Aufgaben richtig und schnell erledigen zu können.

    Ich stelle mir gerade nur die Frage was wirtschafltlicher erscheint – Bildung der Mitarbeiter oder Finanzierung der First-Level-Support Abteilung? Bin der Meinung, dass auf lange Sicht die Mitarbeiterbildung die bessere Wahl ist, denn wer kennt die Prozesse des Unternemehns besser als eigene Mitarbeiter? Keiner!

    An dieser Stelle möchte ich auch, ebenfalls ein Lob los werden. Solche inhaltlich anspruchsvolle Beiträge trift man sehr selten. Weiter so!

    Gruss
    Andreas

  5. Edwin (Montag, der 3. November 2008)

    Hallo Andreas,
    erst einmal vielen Dank für das Lob, das ich aber gerne zurückgeben möchte. Erst durch interessante – sehr gerne auch kontroverse – Beiträge und Diskussionen entsteht hier der lebendige Gedankenaustausch, den ich mir für einen Blog wünsche.

    Vielleicht sind wir gar nicht so weit auseinander in unseren Ansichten, denn die Gretchenfrage ist in der Tat die von Dir gestellte nach der zumutbaren Komplexitätsgrenze!

    Ich hoffe, dass niemand hier den Wert von Ausbildung, Weiterbildung und ständigem Lernen in Frage stellt – und das nicht nur im Betrieb sondernd beginnend im Kindergarten.

    Andererseits gibt es mit gutem Grund auch Spezialisierung – denn nicht jeder muß sich intensiv vertraut machen mit Arbeitsrecht oder Marketing, mit Pressearbeit oder Logistikoptimierung. Und ich halte nichts von den Managern, die nichts delegieren, weil sie alles selber am Besten können (wollen).

    Mein Bauchgefühl lässt mich in der IT die Grenze bei der Programmierung setzen: da wo man Code schreiben muss, sollte m.E. jemand ran, der das gelernt hat und damit Erfahrung hat.

    Viele Grüße
    Edwin

  6. Andreas (Montag, der 3. November 2008)

    Danke! In der Tat die Gretschenfrage gibt echt viel Diskusionsstoff. Hab auch meine Kollegen angesteckt. Na ja…

    Das jemand den Wert der Ausbildung in Frage stellte, wollte ich nicht behaupten. Hier ist devinitiv keiner, der dies tut, bitte nicht falsch verstehen. Ich bin nur der Meinung das Weiterbildungen in beiden Welten (IT,Manager) diese Grenzen verschmelzen lassen könnten. Nein nicht verschmelzen – besser definieren. Deinem Bauchgefühl muss ich Recht geben und ebenfalls behaupten: Wenns ins Eingemachte geht, dann sollte man daran spezialisiertes Fachpersonal lassen. Das stimmt schon. Wobei ich persönlich nie ein Freunde des Betriffs “Spezialisierung” war, weil sich dieser so schwammig definieren läßt. Ich meine, ich spezialisiere mich entwerder auf die Programmierung von Anwendungen oder Administration der IT Anlagen. Oder ich spezialisiere mich auf die Administration der Siemens TK-Anlagen oder Administration jegliche auf dem Markt befindlichen TK-Anlagen. Der Begriff schränkt irgendwie ein! Ich nehme alles was kommt! Aber wer weiß, was da das Beste ist.

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