Roland Dürre
Wednesday April 16th, 2008

Computer Policy and Car Policy

Computer Policy and Car Policy

Rules for Company Cars

InterFace AG has lots of company cars. An employee who needs a new company car can choose between four makes. If a high mileage is expected, diesel is mandatory. Otherwise it can be freely configured within a defined budget. The Company pays all costs. The employee’s private advantage is taxed in accordance with German law.

Personally, I have not used a company car for years. I don’t want to fall into the psychological trap of thinking that car travel is free.

There is even greater freedom in companies, (for instance car manufacturers), where the employees contribute to the costs of company cars. One can choose a fast sports car, a luxury limousine, a big SUV, or a practical compact car.

I know of no firm that requires every employee to drive a four door 2003 Golf, with identical accessories, maybe in order that the wheels and motors are compatible. But our rules for IT-equipment are just like that!

Rules for Laptops

Our PCs are standardised. Every employee gets the same configuration. No choice, the operating system is fixed for all; a particular browser is specified. The magic formula is “managed service”. It gives no freedom. Computer backups are performed centrally. This is intended to be a service, but becomes a straitjacket.

I regard that as outdated. Modern company software should function like the great web applications. For Wikipedia, Google, Ebay and email providers the operating system and browser are as irrelevant as the colour of a device.

Useful for the Company!?

The straitjacket harms the employees and the company. In order to cope with the resulting strategic questions, staff departments arise and consume more and more resources. Overheads increase, license costs explode, and unhealthy structures are cemented.

Our employees are forced to work with Windows. Then, in the evening they dive into Open-Source projects. They have doubts about the technical competence of the company, but, thank God, can mostly cope with this.

Culture Change

I have now allowed myself the luxury of replacing my four year old XP system with a macBook Pro (having the nice name “Leopard”). This is a serious breach of our strict company policy, so I hereby make a voluntary public confession.

It is a treat – pure luxury! I take this freedom and balance this by spurning a company car . And perhaps the company policy, (all use Microsoft), is not very clever?!

For office software, I use NeoOffice. I backup my own files. There are super possibilities (Time Machine). I shall try to use the standard Mac tools for all activities (Email, Contact, Calendar, etc.).

I expect one or two difficulties. I still have to get used to some aspects of Apple. I tried without success to find backslash and tilde on the keyboard. I still have to port a couple of Word style sheets to NeoOffice (namely two of our company letter formats and the board minutes). And I have to bring my “contacts” across, a bit tedious, but it needs only a reasonably small effort.

And the calendar synchronisation with Exchange will no longer function. Outlook will not come onto my Mac. (That is also a theme where I have problems with our policy). But here there is also an advantage: Previously, only my employees, not my family and friends could access my calendar. (Take a look at Terminkalender-Post). If I now synchronise my Apple calendar publicly, they can see it too.

I won’t let anyone else touch my Mac; certainly no system operator!

RMD

P.S.

I was recently involved in laptop classes in Bavarian grammar schools; a gruesome experience! But that is a subject for a coming “Post”.

8 Kommentare zu “Computer Policy and Car Policy”

  1. Felix Lange (Wednesday April 16th, 2008)

    Sehr gute Entscheidung, Roland! 🙂 Du wirst sehen, dass du deine Entscheidung nicht bereust. Und mit dem (fast ganz) neuen Entourage 2008 (Teil von Office 2008:mac) bräuchtest du auch auf den Exchange nicht verzichten.

    Viel Spaß bei der Entdeckungsreise! Und wenn du Fragen hast, dann helfe ich dir natürlich sehr gerne wo ich kann.

    Viele Grüße,
    Felix

  2. Matthias Apitz (Wednesday April 16th, 2008)

    Spaete Entscheidung, Roland 🙂
    Ich habe auf meinen laptops seit ca. 1997 fast nur noch FreeBSD benutzt; die Einschraenkung ‘fast’ bezieht sich darauf, dass ich mal 1-2 Jahre Linux benutzten musste, weil bei FreeBSD driver fuer die im laptop verbauten chips fehlten.
    Mein derzeitiges notebook (und das meiner Frau) laeuft mit FreeBSD 7.0, mails schreibe ich mit ‘mutt’ und ‘vim’, Dokumente mit Lyx (LateX) oder mit OpenOffice 3.0; falls ich wirklich mal nicht anders kann, weil z.B. das BOD etwas unbedingt als PowerPoint braucht 🙂 , dann habe ich noch in einer VM (OpenSource Qemu, nicht VMWare) noch ein XP, aber nur wenn kein Weg vorbeifuehrt… ich brauche keine Exchange ‘feature’, bin aber der einzige in der Firma, der nach wenigen Sekunden eine alte e-mail aus dem Jahr 199x ‘hochhalten’ kann, der noch nie einen Virus im notebook hatte, der noch nie auch nur ein file verloren hat. Windows? Nein, danke! Give me UNIX or give me a typewriter. Matthias

  3. Maximilian Buchberger (Wednesday April 16th, 2008)

    Hallo Roland,
    den Blog finde ich sehr gelungen, ich bin selbst sehr erstaunt, was man alles lernt, wenn man die Fesseln sprengt und andere Wege geht. Ich habe zum Beispiel all meine Outlookdaten seit einiger Zeit mit Plaxo synchronisiert. Nun da ich auch stolzer Benutzer eines Mac bin habe ich die Vorteile von offenen System kennen gelernt, ich habe mir das Plugin für dein Mac aus dem Web geladen und es installiert, und hatte in wenigen Minuten alle meine Termine im iCal, meine Kontakte im Adressbuch und konnte sofort weiterarbeiten.
    Einzig die so ersehnt Integration in unseren Firmen – Exchange Server, für das ich mir extra Office 2008 Standardedition geleistet habe, funktioniert nicht.
    Doch nun nach dem ich von Plaxo so freudig überrascht wurde, vermisse ich sie auch nicht mehr.
    Mit o2m werde ich am Wochenende noch meine alten Mailordner aus dem Outlook ziehen und dann aber in MacMail einspielen und keine Microsoftfesseln mir mehr anlegen.

    Was ich heute bei dem Versuch meine InterFace-Mails auf meinen Mac zu bekommen über unsere Infrastruktur und unsere Serviceprovider gelernt habe, das habe ich in den vergangen 5 Jahren nicht geschafft.

  4. oli (Friday April 18th, 2008)

    Hallo Roland und Max,

    ich kann mich durchaus noch erinnern, wer unbedingt einen Exchange-Server (u.a. fuer die Compaq PDAs) haben wollte. Die (boesen) Sysops versuchten damals das zu verhindern ;).

    viele Gruesse,
    oli

    Hi Oli – Das ist Salz in die Wunden gestreut – “shit happens” – aber nicht nach hinten sondern nach vorne schauen! Roland

  5. Anonymous (Monday April 21st, 2008)

    search @ google for plaxo spam and you will get more than 200000 hits! do you really want to spam all your private and business contacts?

  6. JUS (Thursday April 24th, 2008)

    Hallo Roland,

    bei dieser Diskussion muss man aufpassen, nicht in Wespennester zu stechen und die uralte Diskussion “welches OS ist das beste” wieder anzufachen.

    Ich gehörte früher auch zu den Leuten, die Windows verschmäht haben und ihre Linux Kernel selbst konfiguriert und kompiliert haben. Auch BSD lief schon auf meinen Rechnern.
    Heutzutage bin ich da eher pragmatisch. Mein Firmenklapprechner läuft mit Windows. Wenn etwas nicht läuft frag ich Ramona. Ich sehe ihn als Handwerkszeug, wie dem Zimmermann der Hammer.
    Zu Hause benutze ich Ubuntu, weil es am einfachsten, schnellsten und billigsten ist. Ich habe keine Lust mehr, an irgendwelchen Rechnern nächtelang herumzufummeln, um etwas zum laufen zu bringen. Mit Apple hatte ich noch nie zu tun, hatte noch nie einen in Händen, aber man kann sie jetzt in die Auswahl aufnehmen – es läuft ja ein stabiles Betriebssysten “drunter”.
    Zu den Autos in der Car Policy: Die Autos, die der Richtlinie entsprechen, sind für die Strecken, die ich zurücklege (40 – 50000 km/Jahr), nicht geeignet. Ausserdem ist der Betrieb von Autos mit Benzin oder Diesel nicht mehr zeitgemäß, ein Langstreckenfahrzeug hat mit Autogas zu laufen und muss über Ausstattungsvarianten verfügen, die in der IF Richtlinie nicht vorgesehen sind (Tempomat, Automatik, ausreichend Platz).

    Grüsse, JUS

  7. Jürgen (Tuesday April 29th, 2008)

    Hallo Roland,

    etwas überrascht und etwas entsetzt bin ich doch über Deine freigeistigen Gedanken. Vergiss nicht, daß die Betriebsvereinbarungen Deine Unterschrift tragen und auch von der Geschäftsleitung “angezettelt” worden sind. Zudem finde ich die abfälligen Äusserungen über die Sysops auch nicht erquicklich. Die meisten Entscheidungen und Veränderungen (ua. eine kleine Groupwarelösung für einen eingeschränkten Nutzerkreis) wurden von Seiten der Geschäftsleitung gewünscht und gefördert, manchmal auch gegen den Wiederstand der Sysops. Die richtigen Probleme gingen doch erst los, als IF hier immer grösser, schneller, weiter werden musste.
    Ich finde unsere Sysops haben immer einen super Job gemacht und waren immer für die Probleme und Nöte der Mitarbeiter da.

    Verwundert bin ich doch, daß bei allem CI bei InterFace mittlerweile Vorstände E-Mails von externen Accounts schreiben (ua. mac.com).

    Ein wenig Freigeist ist gut, sich auch mal über Grenezen hinwegsetzen auch, aber man kann alles übertreiben…

    Gruß

    jr

  8. George Brooke (Tuesday May 20th, 2008)

    Hi Roland,
    re. the PC configurations … it all depends on your perspective From a personal point of view extreme flexibility and tailoring to needs and interests is great. So choose a favourite OS and toolset, add a gizmo here and there. However, look at this from a team perspective. There goes the flexibility of PC and staff interchange. There goes teh contingency of anyone able to work anywhere from any machine. By all means choose a powerful and “interesting” PC for all, but adopt a common kernal approach. There will be a common set of tools, directory structures, document structures, etc, per project / team. The alternative can be more fun but ultimately is “hobby arbeit”. Roland, what happens if you are away from your new machine…. is your secretary able to deal with the differences competently? Is she to be trained in her and your configurations? Sadly I am much in favour of standardisation of what can be sensibly standardised, and then we can get on with the job in hand. Why would we not extend this tailoring approach to our methodologies? For obvious reasons. The same reasons, but less obvious, also apply to the tools of our trade.

    George Brooke

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