Roland Dürre
Mittwoch, der 3. März 2010

Abwesenheitsnotiz & Signatur

Am Montag beim Forum von UnternehmerTUM gab es viele anregende Gespräche. Natürlich ging es meistens um Unternehmer und IT. Einer meiner Gesprächspartner erklärte mir dabei, dass das Kommunikationsmittel „E-Mail“ sich langsam erschöpft hätte und überholt wäre.

Irgendwie hat er Recht. Manchmal vernichtet mich die E-Mail-Flut – gerade auf meinem Business-Account – förmlich. Und das permanente Löschen wird mir so richtig lästig. Dies obwohl wir im Unternehmen einen exzellenten SPAM-Filter haben und da (fast) nichts mehr durchkommt.

Aber zwei Sachen ärgern mich besonders:

Zum ersten sind es die „Out of Office“- Antworten. Ich finde, dass „Autoreply“ von E-Mails verboten oder zumindest geächtet hört. Wenn mir jemand auf die Voice-Box meines Mobiltelefons spricht, bekommt er ja auch keinen Anruf, dass ich derzeit nicht erreichbar bin. Auf E-Mails sollte man antworten, wenn man will, oder eben nicht. Aber bitte keine automatische Antwort.

Ich habe übrigens Freunde, die sind fast immer unterwegs. Deshalb bekomme ich von ihnen oft eine „Autoreply-Antwort“. Fünf Minuten später kommt dann doch eine persönliche E-Mail-Antwort, weil sie natürlich trotz „out of office“ online sind.

Aber angeblich sind die Out-of-Office-Replys für Geschäftsleute zwingend notwendig. Auch wenn ich es nicht verstehe, glaube ich es mal (oder auch nicht).

Das zweite, was ich überhaupt nicht mag, sind die unsäglichen Signaturen. Natürlich braucht eine E-Mail Absenderdaten. Diese sollten eine Website enthalten. Schon die E-Mail-Adresse des Senders (mailto!) ist redundant und so sinnlos, sie steht ja eh als Absender in der E-Mail. Die Signatur sollte eine, maximal zwei Zeilen lang sein (nicht wie ursprünglich auch aus Speichergründen maximal vier Zeilen à 80 Zeichen).

Dummerweise gelten aber im geschäftlichen E-Mail-Verkehr in Deutschland seit 2007 besondere Bestimmungen in Bezug auf die Angabe von Kontaktinformationen und ähnlichem, die vernünftig kurze Signaturen verhindern.

Betroffen von dieser Regel sind alle Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches (HGB) in Deutschland sowie deren Mitarbeiter. Für die Umsetzung der gesetzlichen Regelung in die betrieblichen Praxis sind die Geschäftsführer in letzter Instanz verantwortlich. Deshalb schreibe ich nur noch „private E-Mail“, eben nicht als Vorstandsvorsitzender, sondern als Mensch. Geschäftliche Dinge mache ich mündlich (geht sehr gut), ab und zu auch als Brief oder am besten als Vertrag.

Die oben genannte Regel bewirkt ellenlange Signaturen auch bei kürzesten E-Mails. Moderne Zeitgenossen hängen dann noch ein Logo oder Bild (oder beides) in die Signatur rein. Grauenhaft. Und ich muss meine E-Mails immer sehr schnell lesen und sehe vor lauter Verpackung gelegentlich den Inhalt nicht mehr.

Manche Unternehmen haben das Problem der langen Pflichtsignaturen mit einem Link gelöst, der an Stelle der Signatur angehängt wird und auf eine zentral hinterlegte und den gesetzlichen Vorschriften genügende Kontaktinformation zeigt. Das finde ich smart, unser Anwalt ist sich aber nicht sicher, ob das den gesetzlichen Bestimmungen folgt. Wir haben wiedermal (wie so oft bei neuen Gesetzen) eine Rechtsunsicherheit. Habe aber bisher noch von keinem Musterprozess gehört, der das geregelt hätte und auch noch nichts von erfolgreichen Abmahnungen erfahren.

Lange Signaturen ärgern mich besonders, wenn sie nicht mit einem korrekten „Signaturtrenner“ eingeleitet sind. Ein korrekter Signaturtrenner besteht aus zwei „Spiegelstrichen“ gefolgt von einem „Leerzeichen“: „– „. Früher hätte man die Kombination „– “ ein Fluchtsymbol genannt, dass dem System anzeigt, das ab hier die Signatur beginnt. Ein kluger Mailclient kann dann bei einer eventuellen Antwort die Signatur ausblenden. Es ist ja wirklich nicht sinnvoll, dass der Sender der Nachricht bei der Antwort immer noch seine eigene Signatur zurück geschickt bekommt.

Jetzt wissen aber viele gar nicht, dass es einen Signaturtrenner gibt. Und wenn sie es wissen, wundern sie sich, dass  das „Leerzeichen (Blank)“ auf magische Art verschwindet. Anscheinend gibt es Systeme, die das Blank hinter dem doppelten Spiegelstrich entfernen (ich vermute mal, dass das passieren kann, wenn man Word in Outlook als Editor verwendet). Und dann bekommt man natürlich die Signatur komplett zurück gespiegelt, und wenn man Pech hat passiert dies dann im Dialog mehrere Male. Eine wunderschöne E-Mail, die dann vor allem aus eigenen Signaturen besteht. Ein ganz neuer „Ping-Pong-Effekt“.

Früher gab es übrigens mal sinnvolle Konventionen wie TOFU. Da wurde festgelegt, wie man E-Mails richtig beantwortet, damit sie auch schnell lesbar sind und man sofort wieder den Kontext erkennt. Es gab auch eine Netiquette, die festgelegt hat, wie man mit den elektronischen Medien vernünftig umgeht. Leider sind diese sinnvollen Regeln und Tugenden komplett in Vergessenheit geraten.

Kurz gesagt, ich schließe mich meinem Gesprächspartner an. Und mag auch keine E-Mails mehr!

RMD

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