Eine polemische aber optimistische Betrachtung …
Auch zu diesem Artikel hat mich der Post „Projekte sind schädlich für die Gesundheit Ihres Unternehmens!“ von Jens Hofmann inspiriert.
Ganz plötzlich sind sie da, die Projekte. Wie die Sonne, der Mond und die Sterne. Aber wie kommt es eigentlich dazu? Wie werden Projekte geboren? Mir scheint das in Administration, Verwaltung und Wirtschaft wie folgt vor sich zu gehen:
Da hat einer eine Idee. Weil er etwas verbessern will. Vielleicht will er einen Prozess optimieren. Zeit und Ressourcen sparen. Mehr Transparenz gewinnen oder die Produktion besser kontrollieren. Oder er will sich profilieren und ein paar Pluspunkte für die Karriere-Leiter gewinnen.
Die Protagonisten neuer Ideen sind in der Regel „Führungskräfte“, die von ihren Ideen begeistert sind und andere begeistern können. Mal haben sie mehr, mal weniger Ahnung von der Materie. Das ist aber nicht entscheidend.
Veränderung ist angesagt. Es muss umgebaut werden. Neue Technologie ist erforderlich, eine neue Maschine wird benötigt. Und fast immer eine IT-Lösung. Der Protagonist wird zum „Champion“, gewinnt Einfluss und macht seine Idee im „Unternehmen“ salonfähig.
So entsteht aus der Idee eine Art „Modell“. Dieses beruht manchmal auf kühnen und manchmal auf weniger kühnen Annahmen. Gewissheiten und Moden fließen in die Überlegungen ein. Das Modell wird konkreter. Ersparnisse und notwendige Investitionen werden abgeschätzt, die Rendite ermittelt und erste Pläne entwickelt.
In einem hoch spannenden aber nur schwer überprüfbaren Prozess wird aus dem Modell ein oft (sehr) großes Vorhaben. Der Protagonist sucht Unterstützer, denn die Umsetzung der Idee erfordert ein beachtliches Investment.
Aus Annahmen und Meinungen wird Realität. Diese wird in ein Pflichtenheft gemeißelt und durch Zahlenkolonnen gestützt. Dann geht das ganze als Projektantrag zum Vorstand. Der hat natürlich nicht den Sachverstand, um zu beurteilen, welche der vorgeschlagenen Vorhaben Sinn machen. Vielleicht stellt er ein paar kluge Fragen, setzt seinen gesunden Menschenverstand ein und folgt der Intuition. Schließlich wird er aber doch die Projekte genehmigen, die die höchste Rentabilität fürs Unternehmen versprechen, sprich den größten (Spar-)Nutzen bei relativ geringem Investment.
Nach der Genehmigung muss das Projekt noch durch ein Audit. Das Projekt wird hier auf Herz und Nieren geprüft. Aber vor allem, ob keine formalen Fehler gemacht worden. sind Wegen der vielen Projekte in einem modernen Unternehmen werden die Audits leicht zur Routine am Fließband.
Schließlich wird das Budget freigegeben. Kick-off-Meetings sind angesagt. Pläne werden verfeinert, Methoden diskutiert. Und schließlich die Terminziele festgelegt.
Dann geht es los. Der Startschuss fällt. Das Projekt nimmt Fahrt auf, es entwickelt (eigenständiges?) Leben. Die Begeisterung der Beteiligten wächst. Und bei manchen Projekten auch die Zahl der Kritiker. Nicht alle glauben, dass das Vorhaben realitätsnah ist und das erwartete Resultat bringen wird. Aber vorsichtiger Weise wird nur mit vorgehaltener Hand kritisiert.
Die Kontrolle des Projektes wird aufgesetzt. Meilensteine werden gesetzt, erreicht oder verschoben. Begleitend erfolgen Maßnahmen betreffend Qualität, Sicherheit, Informations- oder Datenschutz.
Und wenn ein Projekt gelingt, wird (zurecht) gefeiert. Leider ist kommt das nicht so oft vor. Denn Projekte ignorieren nur zu gern ihren vorgegebenen Rahmen. Sie brechen aus ihren Termin- und Kostenkäfigen aus. In vielen Unternehmen zeigt die Projektampel zu oft auf „ROT“. Kosten und Termine werden fast immer wesentlich überzogen. Und falls sie dann doch irgendwann und irgendwie fertig werden, erfüllen sie selten die Erwartungen. Auch dann muss kräftig nachgebessert werden.
Das ist nicht nur in der IT so. Hier können agile und iterative Methoden vielleicht etwas verbessern. Sie haben einen Vorteil: Fehlerhafte Zielvorstellungen werden nicht implementiert und könne früher entdeckt und korrigiert werden. So können neue Kulturen wie SCRUM und KANBAN eine messbare Verbesserung bringen. Aber das Problem mit den Projekten werden sie auch nicht lösen können.
Könnte das alles nicht auch ganz anders sein?
Ein kontinuierlicher und wahrhaftiger Verbesserungsprozess wird gemeinsam erarbeitet und gelebt. Alle Stakeholder des Unternehmens wirken in enger Kollaboration zusammen. Die Veränderung wird gespeist aus Ideen, die von „unten“ kommen und auf „empowering of people“ basieren. Alle Mitarbeiter des Unternehmens beteiligen sich. Die notwendigen Verbesserungen werden in überschaubar kleinen und dezentralen Teams umgesetzt. Die Mitwirkenden treffen sich dabei auf Augenhöhe und arbeiten als Verbündete zusammen.
Realität oder Utopie? Oder muss diese Denke zur Realität werden, damit wir mit unserer komplexen Welt besser umgehen können? Denn wir brauchen das Wissen, die Erfahrung und die Intelligenz von möglichst vielen. Weil wir unseren Wohlstand nicht mehr beliebig lange auf Kosten der Natur und Dritter ausleben können werden.
RMD
P.S.
Ziemlich alte Beratergeschichten erzählen, dass so etwas mit KAIZEN gehen soll (empowering of people). Wo sind die Kaizen-Spezialisten von früher? Wäre auch ein paar Artikel wert.
P.S.1
Alle Artikel meines Unternehmertagebuchs findet man in der Drehscheibe!
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