Mein Boss hat gesagt, dass
er doch Angst habe, dass die Terminwut unserer Manager unsere Unternehmen langsam kaputt mache. So habe er immer wieder erlebt, dass die Kalender „wichtiger Menschen“ 12 Stunden am Tage ohne Pausen gefüllt wären und das für Wochen voraus! Wie soll eine Organisation funktionieren, wenn die Menschen den ganzen Tag „meeten“ und so keine Zeit mehr hätten, um für die Menschen da zu sein, Probleme zu lösen, oder auch einfach nur zu arbeiten?
Er könne da eine kleine Anekdote berichten:
Er habe zugesagt, an einem Meeting teilzunehmen, an dem das gemeinsame Vorgehen und wichtige Details für eine wichtige Aufgabe im Bereich Personalsuche besprochen werden sollte!
Er bekam dann eine Einladung, die aus einem Link auf ein nuudle (einer schlechten Kopie von doodle) bestand. Zweck war eine Terminfindung zu einem Termin in weiter Zukunft.
Da an diesem Termin auch wichtige Leute teilnehmen sollten, von denen man weiß, dass ihre Zeit total verplant ist, kam die Einladung schon deutlich mehr als vier Wochen vor dem angepeiltem Zeitraum des Treffens.
Er versuche, im Sinne von agile – fast – lean – open zu arbeiten und zu leben. Das falle ihm schwer, wenn er sich weit voraus auf Termine festlegen soll. Vier Wochen sind für ihn ein Zeitraum, der ziemlich weit in der Zukunft liegt. Er möchte sich Anfang Februar ungern festlegen, was er Anfang März mache. Vielleicht hätte er ja im Februar die Idee, den März in Thailand zu verbringen.
Aber es kommt noch besser: In dem nuudle waren 16 mögliche Termine vorgeschlagen und er sollte markieren, an welchen er könnte. Theoretisch müsste er jetzt die 16 Termine im Kalender prüfen, an welchen er Zeit hätte. Das wäre ein schönes Stück von sinnloser Arbeit, da würde er sich lieber inhaltlich vorbereiten.
Er hätte Glück gehabt, dass die Startzeiten des zu planenden Termins immer 18:00 oder 19:00. Da er von ab 18:00 abends prinzipiell keine Termine machen würden, wußte er, dass er wahrscheinlich verfügbar wäre und konnte 16 mal den grünen Haken setzen.
Nicht in der Einladung stand, ob der Termin in Präsenz oder virtuell statt finden. Da heute „virtuell“ die Voreinstellung für Termine wäre, wäre die Raumschwelle Thailands dann kein Problem. Nur die Zeitschwelle wäre da, denn der Termin würde in Tbailand wegen der Zeitverschiebung schon sehr spät.
Ihm persönlich ist seine Zeit zu wertvoll, um wegen einer Terminvereinbarung 14 (!) Termine in seinem Kalender zuprüfen. Lieber bereite er sich inhaltlich gut vor.
Werkzeuge, wie nuudel und doodle, die helfen dass man in übervollen Terminkalendern auch noch die letzte freie Stunde belegt, findet er genauso schlecht sind wie volle Terminkalender.
Nach Ablauf der Frist wurde der gefundene Termin per E-Mail mitgeteilt, im Anhang war eine detaillierte Agenda. Er empfindet eine Agenda schon allgemein als unteroptimal. Aber eine Agenda, die minutengenau festlegt, wie lange man sich mit einem Thema zu beschäftigen habe, ist besonders fragwürdig. Besonderes wenn es bis zum Termin noch mehr als ein Monat wäre, und sich da noch einiges Ändern würde.
Die inhaltliche Einladung fällt leider der Terminplanung zum Opfer. Besser ist die konkrete Vorbereitung des Treffens. Da bevorzuge er eine Themenliste, die die Teilnehmer gemeinsam und offen (im Sinne eines „lean coffee“) vor dem Meeting bearbeiten können. Dazu braucht man ein „shared document“, das die Themenliste enthält, so dass diese von allen Teilnehmern im Team kommentier, diskutiert und geändert werden kann.
Weiter freue er sich, wenn während des Treffens gute Werkzeuge nutzen könne, die bei der Visualisierung der Gedanken helfen, wie ein jamboard (G) oder whiteboard (M). Da geht auch virtuell ganz gut,
Wichtig wäre im dann eine gemeinsame Fixierung der Ergebnisses (gemeinhin Protokoll genannt) im Treffen. Und keine Delegation des Protokolls an den Schwächsten, der sich nicht wehren kann. Aber sich rächt – nach dem Motto:
„Wer schreibt, der bleibt!“
Anmerkung:
Das Beste ist, Meetings soweit wie möglich vermeiden. Und wenn ein Problem (ein Zustand, der so nicht bleiben darf) auftaucht, sollte man das zeitnah lösen. Und nicht erst in Wochen bespricht.
RMD
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