Meetings & Tagungen!? (Unternehmertagebuch #130)

Ich bin nicht mehr so viel wie früher auf Tagungen und in Meetings. So leide ich auch nicht mehr so viel wie früher unter sinnlosem Zeitverlust. Die Frage sei gestattet: Was ist schlimmer? Tagungen oder Meetings?

Ich weiß es nicht. Beide sind meistens langweilig. Aber man ist verpflichtet, dabei zu sein.

Auf den Tagungen treffen wir  Referenten, die begeistern sich an für sie Neuem, das aber schon einen aber auch so langen Bart hat.

Andere demonstrieren, wie toll sie sind und verteilen ihr Wissen schöpferweise. Oder langweilen mit dummen Witzen und bleiben belanglos.

Die Vorträge sind oft starr, die Folien werden routiniert heruntergegebetet. Man merkt dass der meist männliche Redner sie schon oft öfters vorgetragen hat. Und am Morgen dann noch schnell das Datum und die Veranstaltung geändert hat.

Traditionelle Konferenzen sind für mich Überbleibsel des Feudalismus. Auf einer Klassischen Tagung treffen sich zwei Kasten – die der Referenten und die der Besucher. Die Vortragenden bekommen Geld und weitere Vorteile und dürfen etwas sagen. Die Teilnehmer müssen zahlen und schweigen.

Da findet dann oft eine schreckliche Beschallung statt – immer nur in eine Richtung. In der Pause tauscht man sich aus und wird dann von den „Ordnungskräften“ wieder in die Hörsäle geschickt wird.

Ich bevorzuge „Unkonferenzen“ mit Formaten wie OpenSpace und Barcamp.

Konferenzen und Tagungen sind sind seltener als Meetings. Auf eine Tagung geht man mit Hintergedanken, weil man sich irgendeinen Vorteil erhofft oder Zielpersonen treffen will. Man kann sie auch schwänzen. Die Teilnahme an oft schrecklichen Meetings ist dagegen verpflichtend. Ihnen entkommt man nur, wenn man in der Hierachie sehr mächtig ist.

Und wenn man drin ist, dann kommen die „wichtigen Leute“ oft zu spät oder versenken sich zu erst mal in ihre „Smartphones“. Wenn alle Teilnehmer da sind, wird begonnen. Beendet werden sie, weil die Zeit vorbei ist und einer der wichtigen Leute ins nächste Meeting muss. Viel mehr als schlechte Kompromisse kommen selten heraus.

Zu Meetings hier eine Empfehlung für Euch.

Bei großen Konzernen wie bei kleinen Unternehmen viel zu viel „gemeetet“ wird. Diesen Missstand versucht ein kluger Freund zu begegnen. Dazu führt er bei seinen Kunden folgende Regel ein:

Immer, wenn ein Meeting stattfindet, stellt sich die Runde vor dem Beginn die Frage, ob das Meeting sinnvoll ist. Wenn zwei der Teilnehmer dies verneinen, wird das Meeting sofort beendet und alle gehen wieder an die Arbeit.

Damit ist er sogar bei großen Konzernen sehr erfolgreich. Soll dieses Vorgehen erfolgreich sein, dann verlangt es ein wenig Zivilcourage. Aber es funktioniert in einer halbwegs zivilisierten Welt tatsächlich.

Wenn alle Teilnehmer der Meinung sind, dass das Meeting gehalten werden muss, dann braucht es ein Format. Denn ohne Struktur wird meistens nur Small Talk entstehen. Und so nur mit viel Glück (und Zeit) ein Ergebnis erreicht werden. Das Format hängt davon ab, welches Ziel das Zusammenkommen hat.

Dient das Meeting der Lösungs- oder Sinnsuche (kreativ) ode dem Team-building (mental)? Soll es Mut machen? Oder steht eine schwere Entscheidung an, die wegen einer mehrdimensionalen Problematin rational nicht getroffen werden kann (Bitte daran denken dass Entscheidungen per Definition unter Unsicherheit stattfinden!)?

Es kann eine Fahnenbildung, ein Spiel, eine Debatte etc. angesagt sein. Dies unterstützt von dialektischen Regeln und geeigneten Werkzeugen (Visualisierung, haspisches Erleben …).

Und wenn das Meeting wichtig ist, aber keiner weiß warum, dann kann man die wichtige Frage „Was plagt uns eigentlich?“ stellen. Die im übrigen viel zu selten gestellt wird.

Und  wählt dann das das einfachste aller Formate und macht ein lean coffee. Ich empfehle dazu noch ein gemeinsames „time-boxing“ für jedes Thema und laufenden Review der Beschlüsse. Mit „time-boxing meine ich, dass man – bevor man sich einem Thema widmet – gemeinsam festlegt, wie viele Minuten (!)man dafür aufwenden will. Und mit „Review der Beschlüsse“ meine ich die laufende Überprüfung, ob die gemeinsam beschlossene Wichtigkeit der Themen noch relevant ist oder sich da schon etwas geändert hat.

Welches der bekannten Kommunikations-Formate man nutzen will, das sollte man gemeinsam in den ersten drei Minuten des Meetings festlegen. Und dann geht es los. Und ist nach 60 Minuten fertig. Spätestens wenn man mehr als 90 Minuten braucht, dann sollte man aufhören und sich überlegen, was falsch gelaufen ist.

Ich garantiere, dass so die Meetings deutlich weniger dafür aber fruchtbarer werden. Und die Meetings sogar Spaß machen. Und man so früher oder später in den gemeinsamen „Flow“ kommt, den man dringend für ein erfolgreiches Zusammenwirken braucht.

Also: Mut haben und das einfach mal Ausprobieren. Und wenn Ihr ein wenig hilflos seit, dann nehmt Euch einfachen einen agilen und bescheidenen Moderator. Davon gibt es auch genug.

RMD