Unternehmertagebuch #72 – Ungeliebte Meetings …

Wir leben im Zeitalter der Besprechungen. Die meisten sind unnütz und machen Frust.

Wir verbringen viel zu viel Zeit in Besprechungen. Das im Zeitalter von Telefon, E-Mail, Internet, iPad und Kindle und nicht zuletzt“social media“ auch im Unternehmen. Da müsste man doch auch ohne so viele Meetings bestens kollaborieren können. Und kann man auch!

Aber die öffentlichen Terminkalender (outlook/exchange) und eine scheinbar demokratische Firmenkultur eröffnen natürlich alle Möglichkeiten, auch den letzten freien Zeitslot seiner beruflichen Freunde (oder auch Gegner) dicht zu machen.

So wird jetzt mehr als je zuvor „gemeetet“, obwohl aufgrund vernetzter Kommunikation weniger als je zuvor gemeetet werden müsste. Man hat soviel Besprechungen, dass man keinen Spaß mehr daran haben kann! Und sich nur noch durch den Marathon schleppt. Es muss halt sein. Und meistens kommt nicht so richtig viel heraus.

🙂 Deshalb hier ein paar Ursachen, die Besprechungen garantiert nicht gelingen lassen:

• Die Besprechung erfolgt aus formalen Gründen als Teil einer gesetzlichen Vorgabe oder Teil eines verbindlichen Prozesses.
  Eigentlich braucht man sie gar nicht. Sie hat ja nur Überwachungs- oder Kontrollcharakter. So erfindet man künstlich für sich persönlich eine meist fragwürdige Rechtfertigung, warum man sie halt doch macht und versucht, ihr vielleicht doch einen Sinn zu geben. Man will ja nicht sich selbst eingestehen müssen, dass man seine Zeit mit Unsinn verbringt. Obwohl man aber etwas viel Sinnvolleres (oder Lustvolleres) zu tun hätte. Das kommt zu kurz.
  Also: Die Anordnung von Meetings von dritter oder „anonymer“ Seite ist schon eine perfekte emotionale Voraussetzung fürs Misslingen.
• Die Besprechung hat einen festen Kalender-Rhythmus.
  Es ist schwer vorstellbar, dass eine Besprechung täglich, wöchentlich, monatlich oder quarteilsweise notwendig ist. Eine Ausnahme könnte die tägliche Lagebesprechung in einem Prozess wie SCRUM sein. Nur, die hält man halt im Stehen, damit sie gar nicht zu lange dauert. Denn wehe, wenn sie einmal sitzen … Oder man geht sofort an die Arbeit, wenn nichts anliegt.
  Die normalen „periodischen“ Besprechungen sind meistens Meetings in einem Gremium. Allein die Äquidistanz bringt es zwangsläufig mit sich, dass ein Teil der Besprechungen unnötig sind. Solche sollte man absagen.
  Bei einer solchen Periodenbesprechung ist aber auch die Gefahr vorhanden, dass sie nicht stattfindet, wenn man sie bräuchte. Dann muss man zu einer „außergewöhnlichen“ einladen.
  Wenn ich aber bei vier Besprechungen im Jahr zum Beispiel jedes zweite Meeting nicht brauche, aber ziemlich sicher ein außergewöhnliches machen sollte, ist wahrscheinlich eine situationsgerechte Einberufung effizienter. Und die Einrede, dass das ja nicht ginge, weil die Teilnehmer über einen zu streng gefüllten Terminkalender (mit Besprechungen) hätten gilt nicht. Was ist so schlimm, wenn man mal an Stelle sage ich zu siebent nur zu fünft tagt? Gerade im Zeitalter des Internets?
  Also: eine periodische Besprechung, vielleicht noch über ein Jahr in gleichen Zeitabständen geplant, ist an sich schon fragwürdig.
• Der geplante Zeitlauf wird präzise eingehalten.
  Planen Sie Ihr Abendessen zum Beispiel von 19:00 bis 22:00? Und bezeichnen Sie es als gelungen, wenn es dann Punkt 22:00 beendet wird?
  Diese Kritik hängt mit dem vorgehenden Punkt zusammen. Es ist schwer vorstellbar, dass die zu behandelnden Aufgaben immer den gleichen Zeitbedarf haben. Um die Zeit sinnvoll zu füllen, werden dann leicht „Scheinprobleme“ gelöst. Oder die wahren Probleme fallen unter den Tisch, weil die Zeit vorbei ist.
  Vorsicht: Das präzise Einhalten von Besprechungszeiten ist kein Zeichen des Gelingens und der Qualität eines Meetings. Es sollte eher zum Hinterfragen der Ergebnisse führen.
• Die Besprechung hat immer dieselbe Agenda.
  Auch dies ist eine gute Chance, ein periodisches Meeting über die Zeit endgültig zu ruinieren. Das führt zur Langeweile und Routine. Man hakt halt die Dinge ab. Der formale Charakter dominiert und der Mehrwert geht verloren. Schade um die Zeit.
  Empfehlung: Immer zumindest einen besonderen Punkt auf die Agenda bringen. Aber bitte auch einen der relevant ist und vielleicht sogar die Teilnehmer interessiert.
• In der Besprechung wird immer das selbe Problem behandelt
  Ein Problem muss gelöst werden. Dann wird nicht mehr darüber gesprochen. Oder man kann es nicht lösen. Dann macht es keinen Sinn, es immer wieder aufzuwärmen. Diese Methode gründlich angewendet führt endgültig zum Verdruss der meisten Teilnehmer. Denn zwangsläufig stinkt es einem Teil der Teilnehmer
  Wenn Sie dies praktizieren, treiben Sie jedes Team in die innere Kündigung!
• Es wird ein Protokoll geschrieben, der Aktionspunkte für den nächsten Temine enthält.
  Klingt gut, ist aber schlecht. Denn die Welt ändert sich. Und eigentlich immer hat das Abarbeiten der „Offenen Punkte“ mit den wahren „offenen Punkten“ des Lebens nichts gemein. Besonders wenn dann auch noch drei Monate dazwischen liegen. Denn das, was uns heute für ganz wichtig erscheint, ist meistens schon morgen relativ unwichtig. Liegt unter anderem an der leichten Beeinflussbarkeit des menschlichen Gehirn.
  Also – Misstrauen Sie der scheinbaren Professionalität von tollen Protokollen und klug klingenden Action Items als Hausaufgabe für Teilnehmer eine Besprechung. Besonders, wenn es um die Erstellung von Papier und Zahlenwerken geht!

Noch ein Hinweis:

Ich rede ja immer gerne von alter und neuer Welt. Besprechungen waren in der „Alten Welt“ tatsächlich wichtig. Das dürfte auch in einer streng hierarchischen und mechanistischen Führungs-, Management- und Unternehmenskultur funktioniert haben. Eine zeitnahe und vernetzte Kommunikation – wie heute üblich, war damals nicht möglich.

Jetzt hat sich die Zeit aber geändert. In der „Neuen Welt“ haben wir beliebige Möglichkeiten, uns zu vernetzen. Wir haben ein anderes Verständnis von Menschen, Gesellschaft und Unternehmen entwickelt. Das Tempo ist unglaublich gestiegen, flexible und zeitnahe Entscheidungen sind notwendig.

Die Besprechungen aber werden immer mehr zu Gespensterkonferenzen. Sie kosten Zeit und halten die Menschen von wichtigen Aufgaben ab.

Anders gesagt:

Dass Menschen sich treffen müssen, um „face-to-face“ ihre Gedanken auszutauschen, das weitere Vorgehen abzusprechen und Aufgaben zu verteilen, halte ich in Projekten wie im Leben für zwingend notwendig. Besprechungen nach altem Muster aber für äußerst kontraproduktiv bis hin zu katastrophal.

Es ist eine verführerische Vorstellung, Probleme schön rational, gut getrackt und mit klaren „action items“ zu lösen. Aber das geht halt nur in einer idealtypischen Welt. Und die ist halt in der Realität selten oder gar nicht mehr vorhanden …

RMD

P.S.
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